Curso de Comunicación Escrita y Atención Telefónica en la Empresa

La incorporación de nuevas tecnologías de la información ha elevado el nivel de exigencia para los profesionales de secretariado, que deben desempeñar sus funciones utilizando herramientas digitales cada vez más presentes en las organizaciones. Sin embargo, el uso de nuevos soportes o softwares de gestión resulta insuficiente sin habilidades que permitan una comunicación fluida, clara y concreta.

Cuidarla supondrá una ventaja competitiva para las empresas que, en un mercado globalizado, apuestan por esmerarse en la atención a sus clientes, a sus proveedores y las necesidades e inquietudes de su propio personal que, si se siente una parte fundamental de la compañía, será el primero en divulgar el buen hacer de la misma y en reproducir buenas prácticas comunicativas, que propicien, por ejemplo, la cultura colaborativa de la entidad.

Una gestión integral de la comunicación propicia la rentabilidad empresarial

Los profesionales del secretariado manejan un gran volumen de documentación y de información, y han de saber cómo gestionarlo y cómo transmitir aquellos datos que resulten de alto interés para las organizaciones, para sus clientes y para sus proveedores, algo que favorecerá una correcta toma de decisiones y, de ser necesaria, una negociación satisfactoria. Por ello, es imprescindible conocer las claves para transmitir información de forma clara e inequívoca, útil tanto para emisores como para receptores.

Este curso permitirá al alumnado familiarizarse con los documentos habituales del área de secretariado, la comunicación interna, la elaboración de documentos oficiales, el uso de medios electrónicos y firmas digitales, la documentación de reuniones, congresos y presentaciones, así como el archivo y recuperación de información. Se abordarán aspectos relacionados con la atención al cliente, tanto presencial como telefónica o mediante herramientas tecnológicas como videoconferencias o centros de recepción de llamadas, más conocidos como call-centers.

Doble objetivo: profundizar en las técnicas más utilizadas y descubrir alternativas creativas

Este curso se ha desarrollado con un doble objetivo:

• Sistematizar las técnicas utilizadas por los profesionales del secretariado.
• Proponer alternativas que amplíen y hagan más creativas las funciones del secretariado, ampliando su ámbito de actuación y sus oportunidades profesionales.

Al finalizar este curso el alumno estará capacitado para desarrollar labores propias de un secretario ejecutivo, puesto que estudiará:

• Los métodos y fórmulas más adecuadas para favorecer una correcta comunicación empresarial
• Cómo generar informes claros y completos de gran envergadura
• Cómo redactar de documentos oficiales
• Cómo preparar reuniones, congresos, presentaciones, etc
• Cómo llevar a cabo la gestión completa de archivos
• Las claves para una correcta atención al cliente

Objetivos del programa

¿A quién está dirigido?

Ninguno

1. La comunicación
   1. Introducción
   2. La comunicación en el ámbito empresarial
   3. La comunicación escrita
   4. La confidencialidad de la información
   5. La calidad de la información
   6. Resumen
2. Las cartas y su protagonismo en la actividad empresarial
   1. Introducción
   2. Tipos de cartas
   3. Envíos masivos o mailings
   4. Resumen
3. Los informes y documentos de gran envergadura
   1. Introducción
   2. Tipos de informe
   3. Desarrollo del informe
   4. Búsqueda de la información
   5. Documentos de gran envergadura
   6. Resumen
4. Las ofertas
   1. Introducción
   2. Concepto
   3. Formato
   4. Tipos de oferta
   5. Resumen
5. La comunicación interna en la empresa
   1. Introducción
   2. Conceptos
   3. Clases
   4. Documentos preimpresos
   5. Comunicación y soporte electrónico
   6. Resumen
6. Documentos oficiales
   1. Introducción
   2. Documentación oficial
   3. Firma electrónica
   4. Ejemplos
   5. El marco legal de las sociedades mercantiles
   6. Tipos de documentos
   7. Resumen
7. Los medios electrónicos
   1. Introducción
   2. Fax
   3. Redes
   4. Documentos electrónicos
   5. Seguridad
   6. Resumen
8. Documentación asociada a reuniones, congresos y presentaciones
   1. Introducción
   2. Documentos orientados a la organización de reuniones formales
   3. Presentaciones
   4. Ponencias
   5. Ejemplos
   6. Resumen
9. Almacenamiento y recuperación de la documentación
   1. Introducción
   2. Tratamiento de la documentación
   3. El archivo: concepto y tipos de archivo
   4. Almacenamiento, recuperación y difusión de la información
   5. Ejemplos
   6. Resumen
10. Atención al cliente
    1. Introducción
    2. El cliente externo/el cliente interno
    3. Actitudes en la comunicación
    4. Atención a los visitantes
    5. Atención telefónica
    6. Los teléfonos móviles
    7. Nuevas tecnologías
    8. Ejemplos
    9. Resumen